Executive Officer

UNICEF - United Nations Children's Fund


Sous la supervision de la Representante, le/la Executive Officer est responsable des communica-tions procédurales, des opérations et des services de soutien administratif, ainsi que des fonc-tions administratives spécialisées, pour améliorer le bon déroulement des activités quotidiennes du superviseur, ainsi que de sa section. Les associé(e)s de direction principaux/pales représen-tent également le superviseur dans l’initiation, le suivi et la résolution des questions relatives aux demandes administratives.

Sous la supervision directe de la Representante, le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes:

Soutien à l’établissement des priorités et à la prise de décision du bureau

  • Contribuer à la gestion du flux d’informations à destination du superviseur, à l’identification des questions prioritaires qui doivent être traitées d’urgence par le superviseur et à la proposition d’ac-tions ; analyser les documents d’appui et résumer les points les plus pertinents pour le superviseur ; contribuer à garantir que des mesures appropriées sont prises par les chefs de section/division responsables sur les questions portées à l’attention du superviseur.

  • S’entretenir avec les chefs de section/division pour obtenir des informations opportunes et faisant autorité sur les questions nécessitant une action, une décision ou l’approbation du superviseur.

  • S’assurer que le superviseur est préparé aux réunions et aux missions en rédigeant des points de discussion et en recherchant les informations pertinentes, et en établissant des contacts (à l’intérieur et à l’extérieur de l’UNICEF) sur les sujets à discuter.

  • Accompagner le superviseur aux réunions et aux missions afin de préparer des notes sur les discussions, d’assurer le suivi des questions soulevées et de soutenir le superviseur avec toute contribution pertinente.

  • Contribuer à la coordination des projets de documents de synthèse et d’autres documents perti-nents pour les activités du bureau.

  • Veiller à ce que les visiteurs de haut niveau soient accueillis de manière appropriée, à ce qu’ils reçoivent des informations de base si nécessaire et à ce que le protocole soit respecté.

  • Développer et maintenir un système de suivi pour stocker, récupérer et suivre la correspon-dance, les décisions, les mémorandums et autres documents essentiels du bureau.

Soutien à la planification et aux opérations du bureau

  • Rechercher, collecter et synthétiser des informations et des données qualitatives et quantitatives afin de soutenir l’établissement d’informations complètes et fondées sur des preuves pour l’élabo-ration des plans de travail annuels.

  • Collecter, rédiger et/ou organiser le matériel et les documentations connexes pour les stratégies du bureau afin d’assurer un impact optimal, l’échelle et la durabilité des réalisations/résultats.

  • Évaluer et/ou recommander des informations et du matériel appropriés pour les initiatives du bureau, en vérifiant l’exactitude et la qualité de la diffusion.

Soutien aux événements, réunions et conférences
– Préparer, distribuer et tenir à jour les calendriers des événements du bureau en veillant à ce que les principaux événements, priorités et échéances de l’organisation et des partenaires soient pris en compte et mis à jour si nécessaire.

  • Contribuer à la préparation de la logistique des événements auxquels participent les cadres su-périeurs. En participant à ces réunions, assurer le suivi de la mise en œuvre des recommanda-tions et des actions par les bureaux concernés.

Coordonner la préparation des documents et du matériel de base pour ces réunions.

En outre, les VNU sont encouragés à intégrer le mandat du programme VNU dans leur mission et à promouvoir le volontariat en s’engageant auprès des communautés dans le cadre de leur travail. A ce titre, les VNU devraient consacrer une partie de leur temps de travail à certaines des activités suggérées ci-dessous :

  • Renforcer leur connaissance et leur compréhension du concept de volontariat en lisant les publi-cations VNU et externes pertinentes et prendre une part active aux activités du programme VNU (par exemple aux événements qui marquent la Journée internationale des volontaires) ;
  • Se familiariser avec les formes traditionnelles et/ou locales de volontariat dans le pays d’accueil et s’en inspirer ;
  • Fournir des rapports annuels et de fin de mission sur les actions, les résultats et les opportunités du programme VNU.
  • Contribuer à la rédaction d’articles/rédactions sur les expériences de terrain et les soumettre pour les publications/sites Internet du programme VNU, les bulletins d’information, les communi-qués de presse, etc ;
  • Aider au programme de tutorat du programme VNU pour les VNU nouvellement arrivés ;
  • Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation du volontariat en ligne, ou encou-rager les personnes et organisations locales concernées à utiliser le service de volontariat en ligne du programme VNU lorsque cela est techniquement possible.

Intégrité et professionnalisme: expertise démontrée dans le domaine de spécialité et aptitude à formuler un jugement sûr; niveau d’autonomie très élevé, sens de l’initiative personnelle et capaci-té à prendre ses responsabilités; volonté d’accepter les responsabilités et capacité à travailler de façon autonome selon les procédures établies dans un environnement politiquement sensible, tout en faisant preuve de discernement, et en gardant son impartialité et sa neutralité; capacité à gérer l’information de façon objective, précise et confidentielle; réactivité et sens du service.
• Responsabilité : maturité et sens des responsabilités ; capacité à fonctionner dans le respect des règles et règlements de l’organisation.
• Engagement à l’apprentissage continu: esprit d’initiative et volonté d’apprendre de nouvelles compétences et de se tenir au courant des nouveaux développements dans son domaine d’exper-tise; capacité d’adaptation aux changements qui surviennent dans l’environnement de travail.
• Planification et organisation: efficacité organisationnelle et aptitude à résoudre des problèmes avérés, capacité à gérer un grand volume de travail d’une manière efficace et dans les délais im-partis; capacité à établir des priorités et à planifier, coordonner et faire le suivi de son (propre) travail; capacité à travailler sous pression, avec des délais contraignants, et à gérer plusieurs pro-jets / activités en parallèle.

Le/la VNU Executive Officer doit avoir au minimum un diplôme universitaire BAC+4 dans le domaine de l’Assistance de Direction, gestion de projets, en suivi Administration des Affaires, Finances, ou dans un domaine connexe.
Le/La VNU doit être :
• Méthodique, organisé(e) et sachant faire preuve de respect de la confidentialité ;
• Expérience des projets financés par les principaux bailleurs de fonds serait un atout
• Avoir de bonnes aptitudes en rédaction administrative
• Bonne expérience du suivi administratif des Projets /Programmes du SNU et de l’UNICEF en particulier serait un atout ;
• Avoir un sens des relations humaines et du travail en équipe
• Avoir une capacité à travailler sous pression

Le/la volontaire des Nations Unies sera basé(e) à Ouagadougou; les conditions de vie sont globalement bonnes et le logement et les services de bases sont accessibles à toute la population. Le/la volontaire doit être disponible pour travailler à domicile.

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