Receptionist

BINAA


BINAA is a non-profit non-governmental organization that has been registered in Turkey since 2014. BINAA’s mission is to support and empower individuals and communities that are inflicted by conflicts to gain safe and respectable lives.

BINAA strives to be a pioneering regional humanitarian organization. BINAA works hard so those who are inflicted by conflicts have better lives and secure future through providing them the most innovative and efficient services in the fields of development, education, restructuring and relief within a professional and attractive work environment.

BINAA conducts its work with its values of quality, accountability, collaboration, respect, efficiency, and continuous development.**BINAA is looking for a receptionist** his / her responsibility to:
• Provide varied and complex administrative support to Binaa facilities in Gaziantep-Turkey and work closely with the related departments.
• Serve as a positive first impression of the organization in front of the facility visitors.

• The role holder will be expected to work outside the normal role profile and to be able to adjust to different working hours accordingly.

Application Deadline: 30-Oct-2021
Location: Gaziantep.
Job Type: Part-time

GENERAL RESPONSIBILITIES**Key Activities/Tasks/Duties:**

• Receiving visitors, welcoming them, answering, or referring inquiries and helping them to reach the nearest employee so they can serve them (without leaving their workplace).
• Edit data necessary for visitor records with the notation reason for the visit and the time of entry and exit to/from the facility.
• Edit data necessary for the employee records; the time of entry and exit to/from the facility.
• People entry control: Prevent the entry of any armed or any weapon to the facility.
• Manage post and couriers including organizing cargo companies, special orders, food orders, sending out daily post, distribute incoming post in a timely manner.
• To know the location of all fire extinguishers and to be familiar with their correct use.
• Make sure that no flammable materials are close to the facility that can cause fire.
• Follow up the procedure for alerting / waking all occupants in an emergency (Fire, attack, disaster etc.) and know the location of the muster point.
• Maintains safe and clean reception area by complying with procedures, rules, and regulations
• Support compliance of Covid protection protocols for all visitors and contractors relative to the Covid alert level e.g., Hand sanitization, Temperature checks, mask waring, and social distancing.
• At the end of working hours in the facility, the Receptionist has to ensure that all doors are secured and that regular checks of the perimeter are carried out. That all the external gates are secured and locked.
• Alert and report any safety-related issues to the supervisor.
• Administration tasks as requested.
Note: the above-mentioned key responsibilities/accountabilities are illustrative ones, another future responsibility /accountability may be assigned to the job depending on the department organizational chart.

Required Qualifications (Education/Languages/Work Experience):

A. Essential:

• High school diploma is required.
• A minimum of one year of experience in a similar position.
• Excellent verbal and written communication skills in Turkish.

B. Desirable:

• BA in Business Administration or any other equivalent field is a plus.
• Experience in humanitarian work and principles.
• Arabic skills will be an asset.
• Candidates with disabilities are encouraged to apply.
• Female candidates are encouraged to apply.

Required Competencies:

A. Technical Competencies (TC):

Advanced level in procurement cycle management.
• Courteous, professional, and welcoming -Proactive.
• Basic level in administrative support.
• Basic level in Excel, Word, Outlook.
• Have a pleasing personality with excellent interpersonal relationships.
• Good attention to detail.

• Ability to work independently and proactively.

B. Core Competencies (CC):
• Accountability
• Communication
• Planning and organizing
• Creativity
• Stakeholder Orientation.
• Teamwork
• Commitment to Continuous Learning
• Technological awareness

General Requirements:

• Residence permit in Turkey (Applicants with Turkish nationality will be prioritized)

Additional Information:

• BINAA expressly prohibits and will not tolerate any form of discrimination, abuse, harassment (sexual or otherwise), based upon race, ethnicity, religion, national origin, gender, age, sexual orientation, marital status, citizenship status, disability, or military status. BINAA’s employees, related personnel and accepted candidates will be required to state their commitment/ intent to be aware, consider and adhere to the minimum standards applicable in development and humanitarian settings, BINAA’s Code of Conduct and the core principles relating to Sexual Exploitation and Abuse.
• BINAA organization believes in the principle of equal opportunities, and their staff are chosen based on competencies without any distinction between people.

Toplum Kalkınma Derneği-Binaa, 2014 yılında Türkiye’de kayıtlı kar amacı gütmeyen bir sivil toplum kuruluştur ,misyonu çatışmaların neden olduğu bireyleri ve toplulukları, Profesyonel ve çekici bir çalışma ortamında onlara gelişim, eğitim, yeniden yapılanma ve yardım alanlarında en yenilikçi ve verimli hizmetleri sağlayarak güvenli ve saygılı bir yaşam kazandırmak.**BINAA bir resepsiyonist arıyor** onun sorumluluğu:
• Türkiye – Gaziantep ofisinde destek sağlamak ve ilgili birimlerle yakın işbirliği içinde çalışmak.
• Ofise gelen ziyaretçilere organizasyon hakkında pozitif bir ilk izlenim sağlayarak hizmet etmek.

  • **Female candidates are encouraged to apply.**
  • **Applicants with disabilities will be prioritized.**

• Görevlinin normal görevli profilinin ve çalışma saatlerinin dışında esnek çalışma saatlerine sahip olması

Son başvuru tarihi: 30-Oct-2021
Yer: Gaziantep.
İş Türü: Yarı zamanlı

GENEL SORUMLULUKLAR**Temel Faaliyetler/Görevler/ Yükümlülükleri**

• Görev yerinden ayrılmadan ziyaretçileri karşılamak, ağırlamak, sorularını yanıtlamak, yönlendirmek ve gelen ziyaretçilerin istenilen departmana ulaşmalarına yardımcı olmak.
• Gelen ziyaretçilerin giriş çıkış kayıtları için gerekli olan verileri, ziyaret sebebi ve ofise giriş ve çıkış saati ile birlikte kayıt yapmak.
• Çalışanların giriş çıkış kayıtları için gerekli olan verileri, ofise giriş ve çıkış saati ile birlikte kayıt yapmak.
• İnsanların giriş kontrolü: Herhangi biri silahlı veya herhangi bir silahın ofise girmemesini sağlamak.
• Kargo şirketleri, özel siparişler, yemek siparişleri, günlük gönderi gönderme, gelen kargoları zamanında dağıtma dahil olmak üzere gönderi ve kuryeleri yönlendirme.
• Tüm yangın söndürücülerin yerini bilmek ve doğru bir şekilde kullanmak.
• Ofis yakınlarında yangına neden olabilecek yanıcı maddelerin bulunmadığından emin olmak.
• Acil bir durumda (Yangın, saldırı, afet vb.) tüm bina sakinlerini uyarma / uyandırma prosedürünü takip etme ve toplanma noktasının yerini öğrenme.
• Prosedürlere, kurallara ve düzenlemelere uyarak resepsiyon alanını güvenli ve temiz tutmak.
• Tüm ziyaretçiler ve çalışanlar için Covid uyarı düzeyine göre Covid koruma protokollerine uyum, gerekli uyarılar yapmak. Örneğin; El dezenfektanı, Ateş kontrolleri, maske takma ve sosyal mesafe.
• Ofisdeki çalışma saatlerinin sonunda, Resepsiyon görevlisi tüm kapıların güvenlekapatıldığından ve çevrenin düzenli kontrollerinin yapıldığından emin olmalıdır. Tüm dış kapıların güvenli ve kilitli olduğunu control etmelidir.
• Güvenlikle ilgili sorunları ofis yöneticisine aktarmalı ve bildirmelidir.Yönetim tarafından istenilen görevleri yerine getirmelidir.
Not: Yukarıdaki sorumluluklar temel sorumluluklardır. Organizasyon ve departmanın organizasyon şemasına bağlı olarak bu pozisyona ileride başka sorumluluklar da ilave edebilir### Gerekli Nitelikler.
(Eğitim / Dil / İş deneyimi)

İstenilen Nitelikler:

• Lise diploması gereklidir.
• Benzer bir pozisyonda en az bir yıl deneyim.
• Mükemmel Türkçe sözlü ve yazılı iletişim becerisi.

Tercih Edilenler:

• İşletme Bölümü veya başka bir eşdeğer alanda diploma tercih edilir.
• İnsani yardım çalışmaları ve ilkeleri konusunda deneyim.
• Arapça bilmesi tercih edilir.
• Engelli adayların başvurmaları tercih edilir.
• Kadın adayların başvurmaları rica olunur.

Gerekli Yeterlilikler**A. Teknik Yeterlilikler (TY):**

• Nazik, profesyonel ve misafirperver -Proaktif
• Yönetim desteğinde temel düzey.
• Temel seviyede Excel, Word, Outlook
• Mükemmel kişilerarası ilişkilere sahip hoş bir kişiliğe sahip olmak
• Ayrıntılara dikkat etmek (giriş için gelenlerin hal ve haraketlerini control etme).
• Bağımsız ve proaktif çalışabilme.
B. Temel Yetkinlikler (TY):
• Hesap Verebilirlik.
• Paydaş Yönlendirme.
• İletişim.
• Takım çalışması.
• Yaratıcılık.
• Sürekli Öğrenmeye açık olmak.

Ek bilgiler:

Toplum Kalkınma Derneği-Binaa, ırk, etnik köken, din, ulusal köken, cinsiyet, yaş, cinsel yönelim, medeni durum, vatandaşlık durumu, engellilik veya askerlik durumuna dayalı herhangi bir ayrımcılık, istismar veya taciz biçimini (cinsel veya başka türlü) yasaklar ve affetmez. Toplum Kalkınma Derneği-Binaa personeli, Binaa’ya bağlı personel ve kabul edilen adayların, kalkınma ve insani ortamlarda geçerli olan minimum standartlar, Toplum Kalkınma Derneği-Binaa’nın Davranış Kuralları ve Cinsel Sömürü ve İstismarla ilgili Temel İlkeler hakkında bilgi sahibi olma ve bunlara bağlı kalma taahhütlerini/niyetlerini göstermeleri istenecektir.
Bina organizasyonu fırsat eşitliği ilkesine inanır ve çalışanlarını, kişiler arasında ayrım gözetmeksizin yetkinliklerine göre seçilir.

  • *Bayanları bu pozisyona başvurmaya teşvik ediyoruz.*
  • *Engellileri bu pozisyona başvurmaya teşvik ediyoruz.*

How to apply

Please fill in the application form including your CV and cover letter in the following link:
https://ee.humanitarianresponse.info/single/aTviAoXK

To help us track our recruitment effort, please indicate in your email/cover letter where (unjobvacancies.com) you saw this job posting.