Programme Associate

Programme Associate

Background
Le programme pays du PNUD Haïti 2017-2022 met l’accent sur trois grands domaines de coopération qui se renforcent mutuellement : la gouvernance démocratique et l’État de droit ; la réduction de la pauvreté ; et la résilience (gestion des risques et catastrophes, et environnement). Ce programme est en conformité avec les priorités nationales telles qu’énoncées dans le Plan Stratégique de Développement d’Haïti 2012-2030 (PSDH), le Plan cadre des Nations Unies pour l’aide au développement 2017-2021 et le Plan stratégique du PNUD 2018-2021. Il vise à soutenir le Gouvernement haïtien dans sa démarche à long terme pour le développement durable, en mettant l’accent sur la nécessité de progresser rapidement vers la réalisation de l’Agenda 2030 et de ses 17 Objectifs de Développement Durable (ODD). Cela impose au PNUD de passer d’une approche axée sur les projets de relèvement à une approche programmatique intégrée, axée sur les conseils stratégiques et la prise en main du programme par le pays. L’objectif du programme pays est donc de renforcer les capacités humaines et institutionnelles nécessaires à l’identification participative des besoins, la formulation de cadres juridiques, de politiques et de programmes de développement, et l’utilisation efficace des ressources publiques.

 

Duties and Responsibilities
L’Associé/e au Programme travaille en étroite collaboration avec le/la Responsable de l’Unité du Programme dans l’étude et la préparation des rapports financiers demandés. Il/elle travaillera également avec le Siège pour résoudre des questions complexes relatives aux programmes et aux opérations:

Appui effectif dans la gestion du programmes et des projets :

Appui à la préparation de documents de projets, plans de travail, budgets et propositions des arrangements de mise en œuvre ;
Analyse de la situation de l’unité, identification des problèmes opérationnels et financiers ; proposition de solutions ;
Création de projets dans ATLAS en s’assurant que les frais de gestion des projets (GMS) et la politique de recouvrement des couts (DPC) sont correctement pris en compte ; préparation des révisions budgétaires requises et toute action requise dans Atlas, relevant de ses responsabilités ;
Orientation des agences de mise en œuvre sur des questions de routine dans la mise en œuvre des projets, assurant le suivi de l’utilisation des ressources financières mises à disposition ;
Appui à la préparation et suivi des audits des projets sous modalité « mise en œuvre nationale » (National Implementation, NIM) et appui dans la mise en œuvre des recommandations de l’audit ;
Préparation et analyse des rapports financiers dans le cadre des projets NIM, des Lettres d’Accord (Letter of Agreement, LOA), des accords de subvention ou de tout autre accord impliquant la mise à disposition de fonds à une tierce partie ;
Participation à la préparation des demandes d’autorisation et des rapports des projets sous modalité « mise en œuvre directe » (Direct Implementation, DIM) ;
Initiation des écritures de correction : régularisation dans le journal comptable (General Ledger Journal Entry, GLJE); écriture de correction d’un paiement (Account Payable Journal Voucher, APJV), etc.;
Préparation des rapports consolidés des dépenses (Combined Delivery Report, CDR) pour leur certification trimestrielle et annuelle ;
Conduite des actions requises pour la clôture des projetss
Appui administratif à l’Unité Gouvernance

 

Préparation des demandes de paiement et contrôle appropriées avec les pièces justificatives ;
Préparation du processus de micro-achat et soumission à l’approbation ;
Initiation des réquisitions ainsi que des paiements pour les transactions de 2500 $ et plus ;
Suivi des réquisitions, bons de commande (PO) et receipts afin de respecter les délais de paiements et toutes les exigences de « Atlas Business Intelligence and reporting » ;
Maintien du système de contrôle interne des dépenses qui garantit que les bordereaux initiés soient en conformité avec les transactions effectuées, qu’ils soient correctement saisis et postés dans ATLAS ;
Correction des bordereaux non postés, y compris ceux avec les budgets non conformes ou accusant des erreurs, et des vouchers non approuvés ;
Introduction des demandes de prolongation des contrats avant leur expiration ;
Gestion des absences du personnel en qualité de « leave monitor » ;
Coordination des inventaires des projets du portefeuille de l’Unité et transmission des informations à la fin de chaque trimestre ;
Gestion du calendrier commun de l’Unité ;
Prise de notes et comptes rendus de réunions ;
Arrangements et suivi des voyages et des réservations y relatives ;
Gestion des approvisionnements de fournitures de bureau selon les besoins de l’Unité ;
Contrôle des pièces justificatives des paiements et des rapports financiers, en totale conformité avec les règles, les règlements, les politiques et les stratégies du PNUD ;
Garantir les arrangements de transport, assurance et entretien régulier des véhicules de l’Unité ; Vérification et enregistrement des déplacements des véhicules et de la consommation quotidienne de carburant ;
Archivage des dossiers de l’Unité et de l’inventaire de l’équipement acheté sur les fonds des projets.
Appui à la création de partenariats stratégiques et à la mise en œuvre de la stratégie de mobilisation de ressources:

Suivi des ressources mobilisées, des accords y relatifs
Participation à la préparation des rapports aux donateurs.
Facilitation de l’apprentissage et du partage des connaissances pour le renforcement des capacités du bureau

Appui à l’orientation et formation du personnel des projets sur le programme ;
Identification des leçons apprises et des meilleures pratiques dans le programme

Competencies
Expected Demonstration of Competencies

Core

Achieve Results:

LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline

Think Innovatively:

LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements

Learn Continuously

LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback

Adapt with Agility

LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible

Act with Determination

LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident

Engage and Partner

LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships

Enable Diversity and Inclusion

LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination

People Management (Insert below standard sentence if the position has direct reports.)

UNDP People Management Competencies can be found in the dedicated site.

Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies)

Thematic Area

Name

Definition

Governance

 

Constitutional Development and Processes

Governance

 

Municipal Planning and Basic Service Delivery (including budgeting & financing

Governance

 

Youth Leadership and Participation

Governance

 

Public Administration and Local Governance

Governance

 

Indigenous People

Governance

 

Core Government Functions

Governance

 

Constitutional Development and Processes

 

 

Required Skills and Experience
Education

Diplôme d’études secondaires, de préférence en administration, comptabilité et/ou finance.

Une formation universitaire en sciences politiques, droit, relations internationales, sciences sociales ou tout autre domaine similaire serait un avantage.

Experience, Knowledge, and Skills

List:

6 ans d’expérience progressive requis en administration ou dans la gestion de programmes au niveau national ou international.
3 ans d’expérience pertinente suffisants pour les détenteurs/détentrices d’un diplôme universitaire au niveau « Bachelor » (bac+3).
Bonne connaissance de l’informatique (MS Word, Excel, etc.) ; connaissance avancée des tableurs et bases de données ; expérience dans l’utilisation de sites WEB basés sur les systèmes de gestion. La maîtrise des outils de gestion des projets utilisés par le PNUD serait un avantage.
Langue : Bonne connaissance du français et du créole, l’anglais est un atout.

Disclaimer
Important applicant information

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